Forvalte eller administrere et seminar, workshop, roadshow eller anden form for begivenhed, selv den tilsyneladende enkel, kan give dig hovedpine, som du aldrig troede muligt. At være krystalklar omkring hvad du og din virksomhed faktisk brug begivenhed til at levere på det tidligste mulige stadium er afgørende for så mange spørgsmål.
Selv om holding en begivenhed som et seminar eller en workshop ofte udvikler sig ud af diskussioner om salg, marketing og endda tekniske spørgsmål som produktfejl, er det næsten altid kritisk at etablere klart i alles sind, hvad det egentlige formål med arrangementet er. Dette kan have en betydelig effekt:
* hvordan du går om at organisere en begivenhed
* som du involverer
* hvilket sted, du vælger
* hvad du vælger at medtage og udelade
* de datoer og tidspunkter for de forskellige aktiviteter
* og betydeligt hvorfor du holder en event på alle
Arrangementet manager bør få sammen med prime-movers i organisationen, der effektivt “ejer” hændelsen og diskutere egentlige mål eller måske mål skal nås.
Ordet “mål” anvendes forsætligt her, fordi der allerede findes en mål-indstilling ethos i din organisation. Hvis der er, så bruge de samme rammer at nå frem til konsensus med henblik på hændelsen.
Minimumskravet er, at målet bør være SMART;
* Særlige
* Målbare
* Opnåelige
* Relevante
* Tid-afgrænset
Specifikke
Ordet “særlige” er blevet valgt som forkortelse for spørgsmålet:
“Hvad, specifikt, vil have ændret som følge af succesen af denne hændelse?”
For at illustrere overveje dette eksempel på en finansielle tjenesteydelser organisation, der har problemer med at sælge en af sine nye investeringsprodukt (produkt Y) på grund af dets kompleksitet. De var overbevist om, at produktet var en vinder, men nødvendige finansielle rådgivere til at bruge mere end en ti minutters telefonsamtale lære om hvordan det var opbygget og hvordan det ville udføre over tid. De har også behov for at forbinde med flere finansielle rådgivere end de allerede vidste, så tanken om en konference for at drøfte den nye generation af finansielle produkter til de 21 st århundrede blev født.
Finansielle tjenesteydelser selskab defineret deres specifikke krav fra konferencen som følger:
Til stede, sammen med andre finansielle produkter, en detaljeret teknisk beskrivelse af produkt Y til et publikum af 250 eller flere finansielle rådgivere, der opererer inden for vores region, således at de kan forstå fordelene og sælge det videre til deres kunder.
Målbare
I næsten hvert projekt er der et godt forstå forholdet mellem omkostninger, kvalitet og tid. Du kan opnå noget til en meget høj standard i meget kort tid, hvis omkostninger er intet objekt. Ligeledes kan du producere det bedste produkt til et stramt budget, så længe tid ikke er et problem. Den tredje mulighed er sandsynligvis den verden du opererer i; budgettet er lille og vi har brug for det i går. Det betyder selvfølgelig, at kvaliteten er mest tilbøjelige til at lide og er nok værd at nogen debat om, hvilken grad af kvalitet forventes og hvordan det bør måles.
Efter begivenhed spørgeskemaer og opfølgende telefon eller E-mail-kommunikation bør stille de rigtige spørgsmål til at sikre, at kvalitetsdata er tilgængelige.
Opnåelige
Arrangøren skal sættes for succes og har brug at føle, at de har støtte fra hændelsen “ejere” på ruten forude. Kort sagt, de har brug at vide, hvordan du får hurtige beslutninger, hvis kvalitet, omkostninger eller tid er påvirket af problemer, der udvikler sig efterhånden som projektet skrider frem.
Relevante
Det er fornuftigt at bekræfte med de overordnede mål for den organisation, som begivenheden og den måde, det er at være forestillede svarer. Hvis der findes en virksomhedens mission eller vision, bør så der være en lige linje af logik, der forbinder det med dette seminar, roadshow eller værksted.
Timebounded
Prioriteter kan ofte glemmes, når et attraktivt projekt sker langs. Så, ikke kun bør relevante datoer, klokkeslæt og varighed være stavet i detaljer, effekten af dette projekt på andre arbejde bør drøftes og passende foranstaltninger til at sikre, at alle tidsfrister forvaltes korrekt.
Udstyret med denne tilsyneladende simple skridt af udtænke en omfattende mål, er du, som arrangementet manager, bedre rustet til at træffe velinformerede beslutninger om næsten alle spørgsmål, der dukker op i design, levering og opfølgende processer forbundet med din begivenhed . Endnu bedre, vil det reducere dit forbrug af smertestillende midler ved at minimere hovedpine inducerende ændringer og problemer ned linjen.